آکاایران نکات مهم در نوشتن ایمیل مناسب

 در دنیای امروزه که با پیشرفت های عظیم در حوزه ارتباطات مواجهه هستیم بیشتر کارهای ارتباطی از طریق تلفن و یا ایمیل صورت می گیرد. ایمیل به ما کمک می کند تا آنچه را که می خواهیم به صورتی صریح و شفاف بیان کنیم و به مقصود خود نیز برسیم و نیازی به مسافرت های طولانی نیز نمی باشد. خوب است که بدانید همانطور که برای نوشتن انشاء و یا نامه ادبیات خاصی وجود دارد برای نوشتن ایمیل نیز آیین نگارش خاصی وجود دارد که بنا به موضوع از آنها استفاده می شود. در این مطلب سیزده راز مهم برای نوشتن یک ایمیل خوب را برای شما در نظر گرفته ایم تا بهترین مکاتبات را از طریق ایمیل داشته باشید.

برای استفاده از ایمیل علاوه بر مهارت در آیین نگارش باید به اصول استفاده از کیورد کامپیوتر نیز آگاه باشید. جافری جیمز، نویسنده وب سایت Inc با تجربه زیادی که در نوشتن ایمیل های کسب و کار، فروش و مواردی مشابه دارد، چندین نکته، ترفند و میان بر را برای نوشتن ایمیل های عالی پیشنهاد می کند.

رازهای مهم برای نوشتن ایمیل بهتر

به گزارش آکاایران در ادامه سیزده اصل اساسی برای نوشتن ایمیل مناسب را در نظر گرفته ایم که علاوه بر اینکه منظور شما را می رساند زیبا و شیوا باشد . امیدواریم با به کارگیری این اصول موفق به نگارش بهترین ایمیل ها شوید.

۱۳. گفتاری، اما زیبا بنویسید

بسیاری از ما زمانی که قصد نوشتن یک ایمیل را داریم مکلف به رعایت تمام اصول و قواعد نامه نگاری می شویم و کاملا آن را به صورت نوشتاری سخت و غیرقابل هضم درمی آوریم. کسب و کار های موفق این پیچیدگی ها را کنار می گذارند و به راحتی و حتی در ایمیل به صورت گفتاری با یکدیگر صحبت می کنند.
۱۲. اول پیش نویس کنید و بعد دوباره بنویسید

اول از همه تمام ایده هایی که در ذهن دارید را بدون هیچ ترسی درباره ی ترتیب یا لحن سخن بنوسید. بعد از ابتدا شروع کنید و جملات و کلمه ها را تا حد ممکن کوتاه تر و ساده تر کنید.
۱۱. درخواست پاسخ به ایمیل را واضح بگویید

اگر جواب واضح به ایمیل خود نیاز دارید یا می خواهید تصمیمی گرفته شود یا ارتباط با شخصی خاصی برقرار شود واضح و مشخص بگویید.

۱۰. تنها دوبار از «من» یا «ما» استفاده کنید (حداکثر)

شاید دوری کردن از این دو کلمه به صورت کلی کار بسیار سختی باشد، اما سعی کنید در سه جمله از ایمیل شما حداکثر یک یا دوباره «من» یا «ما» استفاده شود. استفاده از زیاد از حد از این دو کلمه شما را خودمحور نشان می دهد.
۹. سری به سر خواننده بزنید!

خود را به جای شخصی که قرار است ایمیل شما را دریافت کند بگذارید و چیز هایی که نوشته اید را بخوانید. جملاتی که نوشته اید جالب هستند؟ اگر نه جملاتی را تصور کنید که برای دریافت کننده ایمیل احتمالا جذاب خواهند بود. اکنون با توجه به این موضوع جملات را تغییر دهید یا دوباره بنوسید.
۸. جملات سنگین و پیچیده را به جملاتی ساده تبدیل کنید

هر جمله ای که بیش از یک ایده، توصیه، پیشنهاد، نظر و مواردی از این دست را در خود جای داده، بشکنید و دو جمله ی کوتاه تر برای راحتی بیشتر در خواندن بنویسید.
۷. از ساده ترین کلمات ممکن استفاده کنید

اگر کلمه ای کوتاه تر وجود دارد که می تواند منظور شما را منتقل کند، از آن استفاده کنید. مرحله ی بعد از این احتمالا استفاده از کلمات بسیار ساده اما با معنی گویاتر است.
۶. هر چیز گیج کننده ای را دوباره بنویسید

هر کلمه ی خارجی سخت در تلفظ یا غیرمتعارف را حذف کنید و از کلماتی ساده، سرراست و با معنی مستقیم استفاده کنید تا خواننده راحت منظور شما را متوجه شود.
۵. به ایمیل های خود شکلی ساده و سرراست بدهید

لازم نیست برای نوشتن ایمیل خود از فرمت های خاصی استفاده کنید که صفحه را شلوغ کند یا تمرکز خواننده را از بین ببرد. بسیاری از افراد تنها متن ایمیل ها را می خوانند.
۴. منظور خود را واضح و سریع بگویید

اگر قصد دارید درباره چیزی توضیح دهید، این توضیح را حداکثر در ۲ یا ۳ جمله جای دهید و اگر به بیش از این نیاز بود، در قالب یک متن یا سند به ایمیل پیوست کنید.
۳. از شکلک ها استفاده کنید

ایموجی ها به راحتی می توانند حالت چهره ی شما را ترسیم کنند. زمانی که جملات از بیان حالت شما ناتوان می مانند، ایموجی ها به راحتی اینکار را انجام می دهند. ایموجی ها در ایمیل های غیررسمی موجود در کسب و کار شما کاملا مناسب هستند.
۲. اندازه ی فونت را تغییر دهید و دوباره بخوانید

با تغییر کلمات در صفحه، دوباره ایمیل را بخوانید تا متوجه تمام چیز هایی که نوشته اید شوید؛ نه اینکه تصوری از نوشته ی خود در ذهن داشته باشید. در همین حین ممکن است اشتباهاتی را پیدا کنید که در صورت انجام ندادن این تغییر کوچک، ممکن بود از آن ها غافل بمانید.
۱. بلند بخوانید تا تاثیر آن را متوجه شوید

خواندن بلند جملاتی که نوشته اید کمک می کند کلمات نامتعارف در هر جمله را پیدا کنید

پورتال رنگی _ نکات مهم در نوشتن ایمیل مناسب

منبع: زومیت

منبع :

نکات مهم در نوشتن ایمیل مناسب  | خانه داری