در اکسل چگونه سورت کنیم

در اکسل چگونه سورت کنیم


منبع: نیک شو

5

1399/9/2

21:34


در اکسل چگونه سورت کنیم

در اکسل چگونه سورت کنیم

در اکسل معمولا یک سری داده هایی دارید که می خواهید آنها را از بزرگ به کوچیک یا برعکس مرتب کنید این کار در اکسل یعنی سورت کردن (sort).خب در ادامه با این بخش از اکسل بیشتر آشنا می شوید با ما همراه باشید.

 

یکی از راحت ترین راه ها برای مرتب سازی داده ها استفاده از دکمه های sort در اکسل است که با دستورهای A-Z و Z-A در تب data قرار دارند.لازم به ذکر است زمانی که شما یک ستون یا ردیفی که سورت می کنید نباید سلولی خالی باشد.

 

مرتب سازی داده ها در اکسل با استفاده از دکمه های sort

برای مرتب سازی اول اینکه چک کنید سلولی خالی در بین داده ها وجود نداشته باشد ،بعد یکی از سلول های ستونی که می خواهید مرتب کنید را انتخاب کنید.

در تب data اکسل قسمت sort & filter رفته و گزینه sort برای مرتب سازی از از بزرگ به کوچک گزینه Z-A و برای مرتب سازی از کوچک به بزرگ گزینه A-Z را انتخاب کنید.

 

زمانی که مرتب سازی کردین بررسی کنید عملیات درست انجام شده یا نه .اگر عملیات درست انجام نشده گزینه UNDO رو در تولبار کلیک کنید.

در اکسل چگونه سورت کنیم

مرتب سازی داده ها در اکسل با استفاده از دکمه های sort

 

مشکلات و معایب مرتب سازی داده ها در اکسل

بسیاری از افراد موقع مرتب سازی به خالی بودن سلول یا خالی بودن ردیف یا ستون در بین داده ها دقت نمی کند . و موقع سورت کردن بخشی از داده ها درست مرتب سازی نمی شود.

برای حل این مشکل زمانی که داده هارو بر اساس یک ستون سورت می کنید به روش زیر عمل کنید:

 

اول یکی از سلول های ستونی که می خواهید سورت کنید کلیک کنید

 

دوم Ctrl + A را باهم بزنید تا کل محدوده انتخاب شود.

 

خب حالا با دقت ببینید تمامی داده ها درست انتخاب شده است. اگر به تصویر زیر دقت کنید میبینید ستون E مخفی شده و داده های آن ستون انتخاب نشده است.بنابراین این مشکل را رفع کنید و دوباره داده های خود را بر اساس گزینه SORT مرتب سازی کنید.

در اکسل چگونه سورت کنیم

مشکلات و معایب مرتب سازی داده ها در اکسل

 

مرتب سازی بر اساس دو یا چند ستون

خب این موضوع را با یک مثال شروع می کنیم.فرض کنید می خواهیم مطابق شکل اول مبالغ صورت وضعیت از یک شرکت را از بزرگ به کوچیک مرتب سازی کنیم. برای این کار روی یکی از سلول های همان ستونی که میخواهیم سورت کنیم کلیک کنید و از تب DATA گزینه بزرگ به کوچک را می زنیم مانند شکی زیر پنجره ای باز می شود.

 

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل اول- مرتب سازی بر اساس دو یا چند ستون

 

این پیام بدین معناست که شما می توانید یک ستون از دیتابیس رو انتخاب کردید برای مرتب سازی ، میخواهید محدوده رو به کل ستون ها گسترش بدید؟

خب اگر ما بخواهیم داده های یک ستون از یک دیتابیس رو بخواهیم سورت کنیم باید همه ستون ها رو انتخاب کنیم. چون اگر فقط همون یک ستون رو سورت کنیم، بقیه داده های مرتبط جابجا نمی شود و دیتابیس به هم می ریزد . پس گزینه Expand the selection (انتخاب همه ستون های دیتابیس) رو انتخاب کرده و Ok می زنیم. بعد از زدن Ok داده ها بر اساس ستون صورت وضعیت، از بزرگ به کوچیک مرتب می شود.

 

حالا اگر بخوایم چندین سطح برای سورت کردن اضافه کنیم، باید از قسمت استفاده کنیم. با زدن گزینه Sort پنجره ای مطابق شکل دوم نمایش داده میشه که میتونیم تنظیمات مختلفی رو انجام بدیم:

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل دوم-مرتب سازی بر اساس دو یا چند ستون

 

Column: در این قسمت مرتب سازی بر اساس کدام ستون انجام شود.

در اکسل چگونه سورت کنیم

Sort On: در این قسمت مرتب سازی روی داده های سلول یا روی رنگ سلول، رنگ فونت، آیکون مورد نظر (Conditional Formatting) انجام شود. با انتخاب هر کدوم از این گزینه ها، تنظیمات مربوط به هر یک نمایان میشود.

 

Order: ترتیب مرتب سازی رو در این قسمت تعیین میکنیم، صعودی، نزولی، حروف الفبا و قسمت Custom List.

 

فرض کنید یک سری داده داریم که ترتیب خاص دارن و ما نمی خواهیم بر اساس حروف الفبا یا صعودی،نزولی مرتب سازی شود. مثل ماه های سال، روزهای هفته و … . می خواهیم نحوه مرتب سازی بر اساس ترتیب واقعی ماه ها یا روزهای هفته انجام شود نه حروف الفبا، برای این کار از قسمت Custom List استفاده می کنیم.

 

در داده های بالا، می خواهیم ستون مربوط به ماه رو مرتب کنیم. به صورتی که اول فروردین، بعد اردیبهشت و … قرار بگیرد. برای این کار لازم هست که یکبار لیست مورد نظر رو به اکسل معرفی کنیم. برای این کار حتما پست ایجاد لیست خودکار در اکسل رو مطالعه کنید. بعد از این مرحله، کافیه از قسمت Custom list، مطابق شکل سوم لیست مورد نظر رو انتخاب کنیم.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل سوم

 

با زدن Ok ستون مربوط به ماه به ترتیب دلخواه مرتب می شود.

 

در ادامه به بررسی قسمت های مختلف پنجره Sort می پردازیم.

Add Level: با زدن این دکمه، سطوح بعدی مرتب سازی ایجاد می شود. ترتیب سطوح متفاوت برای مرتب کردن مهم و اثرگذار هست. سطوح مختلف از طریق گزینه های بالا و پایین جابجا میشود. مثلا فرض کنید (مطابق شکل چهارم) اول بر اساس سال، بعد بر اساس ماه و بعد مبلغ صورت وضعیت بصورت صعودی رو تعیین می کنیم.

 

نحوه عملکرد به این صورت است که اول ستون سال از کوچیک به بزرگ مرتب می شود، بعد به ازای رکوردهای تکراری در ستون سال، سطح دوم اجرا می شود و الی آخر. در واقع مرتب شدن ماه ها به این بستگی داره که آیا سال تکراری در ستون سال وجود داشته یا نه. اگه داده تکراری وجود نداشته باشد، سطح سورت بعدی بی اثر خواهد بود.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل چهارم- پنجره Sort

 

همونطور که در شکل پنجم می بینید. ستون اول از کوچک به بزرگ مرتب شده. بعد به ازای سال 91، ماه ها به ترتیب لیست تعیین شده مرتب شده و بعد به ازای ماه های تکراری، مبلغ صورت وضعیت بصورت صعودی مرتب شده است.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل پنجم- پنجره Sort

 

Delete Level: سطوح ایجاد شده رو حذف می کند.

Copy Level: سطوح ایجاد شده رو کپی می کند.

در اکسل چگونه سورت کنیم

Options: در این قسمت حساسیت به حروف بزرگ و کوچک (انگلیسی) و نحوه سورت کردن، بالا به پایین (ستونی) یا چپ به راست (ردیفی) تعیین می شود.

My Data Has Headers: زمانی که این تیک رو بزنیم. موقع Sort کردن ردیف اول رو جابجا نمی کند. اما اگه نزنیم، ردیف اول رو هم با توجه به شرایط تعیین شده، جابجا می کند.

Sort و Filter ابزارهای بسیار مفید و کاربردی اکسل هستند که دونستن نکات مربوط به این ابزارها، بسیار در سرعت و دقت کارها کمک کننده خواهد بود.

 

مرتب سازی تاریخ در اکسل

زمانی که با اکسل کار میکنید ممکن است جدول و یا داده های شما دارای تاریخ باشد و می خواهید آن ها را طبق تاریخ میلادی یا شمسی سورت کنید لازم به ذکر است که برای سورت کردن تاریخ میلادی به راحتی امکان پذیر است اما برای مرتب سازی تاریخ شمسی مشکلاتی هست که در ادامه با روش های مختلف برای حل سورت کردن آن آشنا شوید.

 

مرتب سازی تاریخ میلادی در اکسل

برای سورت کردن ما نیاز به داده های عددی داریم که تاریخ میلادی هم مانند عدد است دقیقا برای سورت کردن تاریخ میلادی همان کاری رو می کنیم که برای مرتب سازی با عدد می کنیم.خب در اینجا کافیه شما با تاریخ میلادی مثل عدد رفتار کنید و داده ها رو انتخاب کنید و سورت کنید.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل اول- مرتب سازی تاریخ میلادی در اکسل

 

در جدول داده های فروش محصولات می خواهیم به ترتیب تاریخ فروش داده ها را مرتب سازی کنیم. خب برای این کار کافیه کل داده ها رو انتخاب کنیم و از تب Data روی گزینه Sort کلیک کنیم و از پنجره نمایش داده شده ستون تاریخ و بعد هم ترتیب (قدیم به جدید یا جدید به قدیم) رو تعیین کنیم.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل دوم – مرتب سازی تاریخ میلادی در اکسل

مرتب سازی تاریخ شمسی در اکسل

برای مرتب کردن تاریخ شمسی، سه حالت وجود دارد .

 

1. سورت کردن تاریخ شمسی از جنس میلادی در اکسل 

این جنس تاریخ در اکسل دقیقا مشابه تاریخ میلادی عمل می کند. در واقع از ورژن 2016 به بعد در اکسل، نمایش تاریخ شمسی به رسمیت شناخته شده و می تونیم از این امکان استفاده کنیم. در واقع جنس این تاریخ میلادی ولی ظاهر است و و میشه به شمسی هم نوشت. پس برای مرتب کردن این نوع تاریخ کافیه مثل تاریخ میلادی عمل کنیم به شکل دوم توجه کنید.

 

2.سورت کردن تاریخ شمسی با فرمت متنی

اگر تاریخ بصورت متنی، یعنی با / تایپ شده باشه موقع مرتب کردن، اکسل باز هم با توجه به ترتیب حروف سورت می کند و این باعث میشه که حتی تاریخ های متنی هم به درستی مرتب بشوند. پس برای مرتب کردن تاریخ های با فرمت متنی نیز از همان روش سورت معمولی در اکسل استفاده می کنیم.

 

در داده های زیر تاریخ بصورت متنی یعنی 04/12/1400 تایپ شده و براحتی مرتب شده. فقط در این حالت، چون جنس داده متنی هست، در قسمت Sort بجای گزینه Oldest to Newest گزینه A to Z نمایش داده میشود. اما در نهایت چون با کد اسکی کاراکترها مرتب می شود، ترتیب دلخواه حفظ میشه. به شکل سوم دقت کنید

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل سوم سورت کردن تاریخ شمسی با فرمت متنی

 

3. سورت کردن تاریخ شمسی از جنس عدد و فرمت ظاهری متنی

حالت سوم تاریخ شمسی در اکسل، تاریخ با جنس عدد و ظاهر سفارشی تاریخ (Custom Format Cell) هست، یعنی تاریخ رو بصورت 13980826 تایپ کنیم و در فرمت سل با فرمت 00″/”00″/”0000 ظاهر رو به تاریخ تبدیل می کنیم.

در این حالت دقیقا با عدد سر و کار داریم و هر بار داریم یک سری عدد هشت رقمی رو مرتب می کنیم. پس کافیه در قسمت Sort با توجه به اینکه جنس داده عدد هست، ترتیب smallest to largest رو انتخاب کنیم.دقت داشته باشید که اگر 98 تایپ می کنید در بقیه سلول ها هم 98 باشد و به صورت 1398 تایپ نکنید.

در اکسل چگونه سورت کنیم

شکل چهارم سورت کردن تاریخ شمسی

نوشتن اعداد به ترتیب در اکسل

شما به راحتی می توانید در اکسل در ستون یا ردیف اعداد را به صورت خودکار مرتب کنید.

مثلا در یک سلول عدد یک را وارد کنید

بعد به سلول پایین آن بروید و عدد دو را وارد کنید .

سپس این دو سلول را یکی عدد 1 و 2 را باهم انتخاب کنید.

زمانی که این دو عدد را انتخاب می کنید در انتهای محلی که انتخاب کردید موس به حالت مربع کوچک در گوشه سمت چپ ظاهر می شود اگر موس روی این مربع کوچک قرار بگیرد و به سمت پایین بکشید اعداد تا جایی که می خواهید به صورت خودکار تایپ می شود.مطابق شکل زیر

در اکسل چگونه سورت کنیم

شماره گذاری اتوماتیک در اکسل

در اکسل چگونه سورت کنیم

نوشتن اعداد به ترتیب در اکسل

 

 

مطالب مشابه


تصویری


ویدئو