چگونه پروپوزال بنویسیم ؟

چگونه پروپوزال بنویسیم ؟

مجموعه: چرا ، زیرا و چگونه

نحوه ی نوشتن پروپوزال

پروپوزال چیست؟

در واقع پروپوزال یک طرح برای برآورده کردن یک نیاز می باشد. چیزی مانند یک طرح یا پیشنهاد است که در ذهن شما وجود داردکه به افراد یا گروهی خاص ارائه می شود و اغلب به صورت یک طرح رسمی و کتبی می باشد.

فردی که پروپوزال می نویسد، یک طرح و نقشه ابتدایی از کاری که قصد دارد انجام دهد، با همکاری و زیر نظر استاد راهنما، ارائه می دهد.

پروپوزال نویسی تنها به سواد و علم شما بستگی ندارد. بلکه علاوه بر دانش، یک مهارت و هنر نیز هست.

چگونه یک پروپوزال تجاری بنویسیم که منجر به عمل شود ؟

یک پروپوزال (پیشنهاد) تجاری دقیق می تواند یک کاتالیزور قوی برای تغییرات مثبت باشد. همچنین می تواند شما را به عنوان یک رهبر دنباله دار و منبع بینش قابل اعتماد قرار دهد.

با این حال ، ایجاد یک پیشنهاد که مخاطب را تحت تأثیر قرار دهد، نیاز به قالب بندی مناسب و محتوای جذاب دارد. در غیر این صورت، به راحتی می توان آن را لعاب داد یا حتی قبل از خواندن به سطل زباله انداخت. 

بر اساس گزارشات بدست آمده، تخمین زده می شود که 50 درصد از پیشنهادات در عرض بیست و چهار ساعت پس از افتتاح امضا یا رد شوند. بنابراین بسیار مهم است که دقت بیشتری برای حصول اطمینان از این نکته داشته باشید که هر جنبه ای از پیشنهاد شما در جهت حرکت بعدی مورد نظر خواننده کار می کند. 

بیایید اصول نحوه نوشتن یک پروپوزال تجاری را مورد بحث قرار دهیم - عناصر اساسی که همه پروپوزال ها باید شامل شوند، و همچنین آنچه باعث می شود یک پروپوزال موثر باشد، و چگونه این اصول را در کار خود اعمال کنید.

چه چیزی یک پروپوزال تجاری را موثر می کند؟

داشتن قالب و اطلاعات مناسب، باعث می شود پروپوزال شما خوانده شود - اما متقاعد کننده بودن آن از اجرا شدن آن اطمینان حاصل می کند. بنابراین چگونه می توان یک پروپوزال تجاری موثر نوشت؟

یک پیشنهاد متقاعد کننده است.

متناسب با مخاطب خود. تمرکز پروپوزال کسب و کار شما همیشه باید بر نیازهای مخاطبان شما باشد و اینکه راه حل شما چگونه می تواند آنها را برطرف کند.

خواندن و درک آن آسان است. پیگیری قالب بندی باید آسان باشد، و محتوا باید مختصر و عاری از مماس های مزاحم و جزئیات بی ربط باشد.

با لحنی مطمئن و مستقیم نوشته شده است. لحن نا مناسب می تواند به سرعت پروپوزال را تضعیف کند. به هر حال، اگر از استدلال خود قانع نشده اید، چرا خواننده شما باید مطمئن باشد؟ 

در ارائه پروپوزال خود حرفه ای باشید. پروپوزال شما باید عاری از اشتباهاتی باشد که ممکن است خواننده شما را منحرف یا حواس او را پرت کند. اگر پروپوزال خود را چاپ می کنید، حتماً کاغذها را تا زمان تحویل در وضعیت بکر نگه دارید.

اکنون، بیایید نگاهی به نحوه نوشتن یک پروپوزال و عناصر آن بیندازیم.

نحوه نوشتن یک پروپوزال تجاری: اصول اولیه

دو نوع اساسی از پروپوزال تجاری وجود دارد: درخواست شده و ناخواسته. 

پروپوزال تجاری درخواست شده، به طور خاص توسط مشتریان احتمالی درخواست می شود و به تحقیقات کمتری نیاز دارند. این امر به این دلیل است که مشتری معمولاً همه (یا حداقل اکثر) اطلاعات مربوط به خود و الزامات آنها برای پروپوزال شما را در سند درخواست رسمی پروپوزال (RFP) شامل می شود.

پیشنهادات تجاری ناخواسته شبیه ایمیل های سرد است. آنها به مشتریان بالقوه، مشتریان و سرمایه گذاران ارسال می شوند با این امید که آنها می خواهند چیزهای بیشتری بشنوند. از آنجا که ابتدا سند RFP در اختیار شما قرار نگرفته است، باید قبل از نوشتن این نوع پروپوزال ، به طور مستقل تحقیقات کاملی را انجام دهید تا مخاطبان خود را درک کنید.

ساختار اساسی پروپوزال تجاری :

به طور کلی، همه پروپوزال های تجاری از یک ساختار اساسی مشابه پیروی می کنند:

1- صفحه عنوان

2- فهرست مطالب

3- خلاصه اجرایی

4- موضوع 

5- راه حل

6- شرایط شما

7- خلاصه هزینه

8- شرایط و ضوابط

9- توافق

بیایید بررسی کنیم که بسته به نوع پروپوزالی که می نویسید و برای چه کسی آن را مخاطب قرار می دهید، چه اطلاعات خاصی را باید در هر بخش از پیشنهاد خود قرار دهید.

1- صفحه عنوان

صفحه عنوان باید مشخص کند که شما کی هستید، مخاطبان شما چه کسانی هستند و موضوع پروپوزال شما چه خواهد بود.

• هنگام ارسال پروپوزال به مخاطبان خارجی، حتماً نام کامل کسب و کار خود، نام خود و تمام اطلاعات تماس مربوطه را درج کنید.

• در مورد پروپوزال های داخلی، تمرکز بر پیشنهاد شما در مورد آن اهمیت بیشتری دارد. عنوان شما باید نشان دهد چه مشکلی را حل می کنید یا چه راه حلی را پیشنهاد می کنید، به عنوان مثال ، "پروپوزال افزایش بودجه بازاریابی". 

این صفحه را از نظر چیدمان و محتوا ساده و تمیز نگه دارید - از به هم ریختن آن با متن غیر ضروری و گرافیک زیاد خودداری کنید.

2- فهرست مطالب

این فهرست مختصر از موضوعاتی که در پروپوزال شما ارائه شده است فقط برای اسناد طولانی تر ضروری است - حرکت در پروپوزال های دقیق تر را آسان تر می کند.

• برای ارسال های فیزیکی، عناوین هر بخش و همچنین شماره صفحات را وارد کنید. (حتماً صفحات سند خود را نیز شماره گذاری کنید.)

• برای پروپوزال های الکترونیکی، بهتر است هر مورد را به بخش مربوطه پیوند دهید.

اگر با عناوین بخش خود متناسب با نام تجاری، شما می توانید کمی خلاقیت به خرج دهید، نظم و ترتیب را بیش از هر چیز اولویت بندی کنید. به راحتی می توان در یک نگاه گفت که هدف و محتوای هر بخش چه خواهد بود.

3- خلاصه اجرایی

همانطور که از نامش پیداست، این خلاصه ای از مطالبی است که در طول بقیه پروپوزال خود ارائه خواهید کرد.

• برای پیشنهادات مشتری یا سرمایه گذار، این اولین فرصت شما برای معرفی خود و نام تجاری شما است. به طور خلاصه در مورد اینکه چه کسی هستید، چه کار می کنید، چه چیزی به آدرس پیشنهادی شما نیاز دارد و چگونه می خواهید آن را پر کنید.

• برای پروپوزال های داخلی، تأکید بر "چرا" مهم است - دلیل ارائه این پروپوزال  یا پیشنهاد و اینکه راه حل شما چگونه به نفع شرکت شما خواهد بود.

به طور خلاصه، مختصر بودن کلید است. جملات را کوتاه، ساده و دقیق بیان کنید. از جزئیات بیش از حد خودداری کنید (می توانید در بخش های بعدی به جزئیات بیشتری بپردازید).

4- موضوع

این بخش جایی است که شما به وضوح موضوعی را که برای حل آن تلاش می کنید یا نیازی که به دنبال آن هستید را پر می کنید. 

• این فرصتی برای شماست تا نشان دهید که هم خود مشکل را درک کرده اید و هم الزاماتی را که برای حل آن باید انجام دهید درک می کنید.

• حتماً تأکید کنید که چرا اینقدر مهم است که این مشکل حل شود.

تا جایی که لازم است برای انتقال کامل دامنه موضوعی که پیشنهاد شما به آن می پردازد ، دقیق باشید - فقط مطمئن شوید که فقط اطلاعات مستقیم مرتبط را شامل می شود.

5- راه حل

در اصل می توان گفت این گوشت پروپوزال شما است - یک طرح کلی و دقیق از راه حل شما و مزایای آن.

• با بحث در مورد موانع احتمالی و چگونگی اجتناب از آنها یا رفع آنها، به طور پیشگیرانه به نگرانی های مخاطبان خود در این مرحله بپردازید.

• به وضوح بیان کنید که چرا راه حل شما بهترین راه حل است. چه چیزی باعث می شود پیشنهاد شما در مقایسه با گزینه های جایگزین موثرتر یا مفیدتر باشد؟ 

هنگام نوشتن این بخش، همیشه مخاطبان خود را در سرلوحه ذهن خود قرار دهید. هرچه پیشنهاد شما متناسب با دیدگاه مخاطبان شما باشد، قانع کننده تر خواهد بود.

6- شرایط شما

اینجاست که به مخاطبان خود اطمینان می دهید که تجربه و/یا تخصص لازم برای حل مشکل را دارید.

• این بخش عمدتا برای پیشنهاداتی که به مشتریان یا سرمایه گذارانی که ممکن است با شما یا کار شما ناآشنا باشند، مفید است.

• همچنین ممکن است بخواهید این بخش را در پیشنهادات داخلی ناخواسته قرار دهید، مثلا زمانی که همکار مورد نظر شخصی است که قبلاً با او ارتباط کمی داشته اید.

• این بخش ممکن است برای یک پیشنهاد درخواستی ضروری نباشد، زیرا استفاده از RFP نشان می دهد که مخاطبان شما از شرایط شما مطلع هستند.

برای این بخش، لحن تقریباً به اندازه خود محتوا اهمیت دارد. لحن مطمئن، اعتماد به نفسی را که در تلاش برای ایجاد آن هستید تقویت می کند. 

7- خلاصه هزینه

این جایی است که شما هزینه مالی راه حل خود و همچنین سایر هزینه های احتمالی دیگر (زمان، منابع و غیره) را که ممکن است متحمل شوید، درج می کنید.

• هزینه های مختلف را به طور واضح تجزیه کنید - اطمینان حاصل کنید که خوانندگان شما دقیقاً می دانند برای چه چیزی هزینه می کنند و هزینه آن چقدر است.

• در صورت لزوم، اطمینان حاصل کنید که بین هزینه های ضروری و هزینه هایی که درصورت ایده آل شامل هزینه می شوند، تمایز قائل شوید.

• برای ارسال های الکترونیکی، یک جدول قیمت گذاری پاسخگو را در نظر بگیرید که به خواننده اجازه می دهد تنها موارد مورد علاقه خود را برای محاسبه فوری کل آنها بررسی کند.

برای این بخش، سازماندهی خوب بسیار مهم است. از جداول ، نمودارها یا لیست های ساده استفاده کنید تا بررسی گزینه های خواننده را تا حد ممکن آسان کند.

8-  شرایط و ضوابط

از این بخش برای پوشش کامل روش های صدور صورت حساب، زمان بندی پروژه و سایر تشریفات قانونی - "شرایط و ضوابط" توافق نامه خود استفاده کنید.

• این بخش به احتمال زیاد برای پیشنهادات داخلی ضروری نیست، اما برای پیشنهاداتی که به مشتریان یا سرمایه گذاران هدایت می شود کاملاً ضروری است.

از ناامید کردن خواننده خود با اشتباه گرفتن اصطلاحات قانونی و صنعتی در اینجا اجتناب کنید. واژگان خود را ساده و مستقیم انتخاب کنید.

9- توافق یا قرارداد

این جایی است که شما و خواننده خود پس از پذیرش پیشنهاد امضا می کنید.

• حتماً نام و عنوان خوانندگان خود را به صورت چاپ شده در زیر خطوط امضا درج کنید.

• برای پروپوزال های مشتری یا سرمایه گذار، در صورت داشتن سوال یا نگرانی در مورد پیشنهاد شما، اطلاعات تماس را درج کنید.

باز هم، این قسمت را ساده و آسان بخوانید تا مسیر پذیرش ساده شود.

در مورد ایجاد سند، طیف گسترده ای از الگوها و برنامه های پیشنهادی تجاری قابل خرید وجود دارد. با این حال، بسیاری از سیستم عامل های اصلی پیش نویس (مانند Google Docs) الگوهای رایگان را ارائه می دهند که می توانید از آنها نیز استفاده کنید. در بیشتر موارد، حتی می توانید ظاهر اینها را متناسب با تصویر مارک تجاری خود تنظیم کنید.

نکاتی برای پرداختن به پیشنهاد تجاری خود

درک چگونگی نوشتن یک پروپوزال تجاری یک چیز است. این نکته کاملاً دیگری است که بفهمید چگونه می توانید استدلال خود را با حداکثر پتانسیل بهینه سازی کنید. در اینجا چند نکته برای بهبود مهارت های نوشتاری در هنگام ایجاد پیشنهادات ارائه شده است:

• دقت لازم را انجام دهید. قبل از نوشتن، موضوع، راه حل و مخاطبان خود را کاملاً تحقیق کنید تا مطمئن شوید که هیچ جزئیات مهمی را از دست نداده اید.

• اطلاعات غیر ضروری را برش دهید. اگر مشکل را روشن نکرد، از راه حل خود حمایت کنید، یا شما را به عنوان کاندیدای ایده آل برای پیشنهاد راه حل معرفی می کند، یا نه؛ در این صورت مهم نیست.

• پاراگراف های طولانی را به جملات، لیست های شماره دار، جداول یا پاراگراف های کوچکتر با جملات کوتاه تر تقسیم کنید.

• در صورت لزوم از تصاویر استفاده کنید تا پیشنهاد شما از نظر بصری جذاب تر شود. باز هم، از تصاویرمرتبط با آن استفاده کنید - نمودارها یا سایر گرافیک ها را که به تصویر کشیدن نکات اصلی شما کمک می کند، در نظر بگیرید.

• لحن کلی خود را با شخصیت برند خود هماهنگ کنید. این تأثیر خوبی خواهد گذاشت که آیا پیشنهاد شما برای مشتریان یا همکاران است.

• پروپوزال خود را با صدای بلند (در خلوت) بخوانید تا به لحن صحیح گوش دهید، یا شخص دیگری آن را برای شما بخواند.

• کار خود را تصحیح کنید. حتی اشتباهات کوچک املایی و دستوری می تواند حواس شما را پرت کند و از اعتبار شما صرف نظر کند، مهم نیست که مخاطب شما کیست.

گردآوری: بخش علمی بیتوته