برنامه ریزی، فرآیندی مناسب برای رسیدن به اهداف می باشد. بسته به فعالیت ها، هر برنامه می تواند، بلندمدت، میان مدت یا کوتاه مدت باشد. ما در این مقاله به مزایای برنامه ریزی بیشتر می پردازیم.
مزایای برنامه ریزی
برنامه ریزی، مهمترین و موثرترین سند برای مدیرانی که در جستجوی حمایت های بیرونی هستند، می باشد. برنامه ریزی می تواند، نقش موثری در کمک به پیشگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت های پنهان داشته باشد. از دیگر مزایای برنامه ریزی می توان به پیش بینی آینده و ساختن آینده اشاره کرد. در سازمان های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی های دقیق، امکان ادامه زندگی نیست و برنامه ریزی مستلزم آگاهی از فرصت ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مقابله با آنهاست.
اهداف برنامه ریزی شامل:
- پیش بینی آینده: برنامه آینده نگر
- برنامه برای انتخاب و مشخص کردن شکل خاص برای آینده: آینده گزی
- برنامه ساختن و شکل دادن به آینده: برنامه آینده ساز
مزایای برنامه ریزی در یک نگاه:
- استفاده صحیح از منابع
- ایجاد فرصت اجرای منظم تصمیم ها
- انطباق با شرایط متغیر محیطی
- فراهم شدن ابزارهای کنترل
- تقویت کار گروهی
- رسیدن به اهداف شخصی
- امکان سنجش میزان پیشرفت
دانستن مزایای برنامه ریزی موجب می شود نه تنها آن را به عنوان یک روش سخت و مشکل نبینیم بلکه برنامه ریزی زمانی برای ما لذت بخش و شیرین می شود که دستاوردهای بیشتری را در زمان کمتری به دست آوریم.
از مهمترین فواید برنامه ریزی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
درست فکر کردن
برنامه ریزی روزانه و یا طولانی مدت ما را مجبور می کند که دقیق تر بیندیشیم . برای شناسایی بهترین راه به فکر کردن نیاز داریم.
انیشتین می گوید:
فکر کردن سخت ترین کار دنیاست به همین علت خیلی ها حاضر نیستند آن را انجام دهند.
البته فکر کردن با مشغله فکری بسیار متفاوت است. مشغله فکری بیشتر به مشکل، پیامدهای اشتباه و ناگوار می پردازد. اما فکر کردن به دنبال یافتن راهکار و سازماندهی اطلاعات برای برطرف کردن مشکلات و رسیدن به یک هدف مشخص می باشد.
اشتباهات کمتر با برنامه ریزی منظم
فکر کردن به اینکه چه کارهایی باید انجام شود تا به اهداف خود برسیم سبب می شود تا کارها و فعالیت هایی که می خواهیم انجام دهیم با دقت بیشتری انتخاب کنیم و برای آنها برنامه ریزی کنیم. دقت در انتخاب موجب می شود اشتباهات ما کاهش یابد و از طرفی دیگر احتمال رسیدن به موفقیت، افزایش یابد و البته در هزینه، زمان و انرژی نیز صرفه جویی کنیم.
شناسایی نقاط قوت و ضعف از مزایای برنامه ریزی
برنامه ریزی موجب می شود بتوانیم نقاط ضعف و قدرت خود را بشناسیم، طبیعی است که با دانستن این موضوع راحت تر می توانیم آنها را مدیریت کنیم، اگر ما در انجام کاری ضعف داریم مثلا اگر صاحب کسب و کار مشخصی هستیم اما فروشنده خوبی نیستیم می توانیم از یک فروشنده مجرب و کاربلد استفاده کنیم تا کسب و کارمان به مشکل برنخورد.
بحران مدیریت
وقتی کارها و فعالیت ها را با دقت انتخاب کنیم، وقتی یک تحلیل مناسب از برنامه ریزی داشته باشیم. این کار باعث می شود موانع و مشکلاتی که ممکن است باعث توقف ما شود را به درستی شناسایی کنیم که بسیار حائز اهمیت است زیرا می توانیم از قبل برای آنها راهکار پیدا کینم و اجازه ندهیم اتفاق بیفتد چون از قبل برای مواجه با آنها آماده شده ایم، از مزایای برنامه ریزی بحران مدیریت است که می توانید در مواقع ضروری مشکل را برطرف کند.
برنامه ریزی و صرف جویی وقت
برنامه ریزی موجب می شود از رفتن به مسیر اشتباه اجتناب کنیم، این یعنی ساعت ها، روزها، هفته ها و حتی ماه ها از به هدر رفتن زمان، هزینه و انرژی است.
در این مقاله به مهمترین مزایای برنامه ریزی اشاره کردیم، حالا باید چگونه برنامه ریزی کینم تا موفق شویم؟
مشخص کردن هدف
یک برنامه ریزی در ساده ترین حالت یعنی تهیه فهرستی از تمام فعالیت هایی که موجب می شود به هدفمان برسیم، بنابراین مشخص کردن هدف بسیار مهم است. زیرا برنامه ریزی به معنای مدیریت کارها، فعالیت ها و رسیدن به یک هدف یا نتیجه در زمان کمتر است.
پس آگاه بودتن از اینکه در پی چه هدفی هستیم روی تمام بخش های برنامه ریزی تا اجرا تاثیر مستقیم دارد. هر چقدر هدفمان روشن، واضح و مشخص باشد به همان میزان برنامه ریزی ما هم دقیق تر و قوی تر خواهد بود.
آماده سازی لیستی از تمام فعالیت ها
در این مرحله باید تمام کارهایی که باعث می شود به هدف خود نزدیک تر شوید را به صورت یک فهرست بنویسید. هر چیزی که به ذهنتان خطور می کند را بنویسید، به کوچکی و بزرگی کار، به موثر بودن و غیر موثر بودن آن فکر نکنید، وقتی حتی یک کار کم اهمیت را روی کاغذ پیاده می کنید، ممکن است چند کار مهم و با اهمیت دیگر به ذهنتان برسد.
نکته:
این فهرست ممکن است حتی بعد از اینکه برنامه ریزی کردید و در حال اجرای برنامه هستید، افزایش پیدا کند. پس باید توجه داشته باشید که بسیاری از کارها تنها در زمانی قابل اجرا هستند که مشخص شوند، بنابراین فهرست همیشه احتمال کم و زیاد شدن را دارد.
شناسایی فعالیت های مهم
مدیریت به معنای انجام دادن کارهایی که مشخص کرده ایم، اما از آن مهمتر این است که ابتدا فعالیت های مهم را شناسایی کنیم. زیرا اگر درست نباشد و ما را هدفمان نزدیک تر نکند، انجام آن تنها باعث اتلاف وقت و انرژی و هزینه خواهد شد.
اولویت بندی فعالیت ها
حالا که برای خود لیستی از تمام کارهای مهم و درست تهیه کرده اید لازم است آنها را بر اساس میزان تاثیرگذاری جدا کنید، بعضی از فعالیت ها ممکن است تاثیر بسیار فراوانی در رسیدن به اهداف داشته باشند و بعضی دیگر از اهمیت کمتری برخوردار باشند، بنابراین لازم است تا حتما کارها را اولویت بندی کنید.
اجرای برنامه
حالا شما یک هدف مشخص و روشن دارید، فهرستی از کارهایی که درست کرده اید باعث می شوید زودتر به هدفتان برسید و همچنین این فهرست را بر اساس اهمیت گروه بندی کرده اید و البته هر گروه را هم به ترتیب انجام آن اولویت بندی کرده اید.
اکنون زمان اجرای برنامه است. بهتر است سعی کنید که در ابتدا به گروه های با اهمیت بپردازید ولی گاهی نمی شود کاری انجام داد، در این شرایط به سایر گروه ها هم بپردازید و اجازه ندهید وقت شما از دست برود.
برنامه ریزی برای زندگی شاید در ابتدا امری سخت و ناممکن به نظر برسد اما اگر مدتی آن را انجام دهید و از دستاوردهای آن بهره ببرید، کمک کم در آن مهارت پیدا می کنید و به کمک آن می توانید اهداف بیشتری را در مدت زمان کمتری محقق کنید.
